Su lista de verificación para facilitar la planificación de reuniones familiares medianas
Share
Una guía semana a semana para ayudar a su familia a crear una reunión familiar a la que todos querrán asistir.
Actualizado: 17 de julio de 2018 Guardar Pin FB Getty Images Fox Spit, Whidbey Island, Washington, Estados Unidos de América Una reunión familiar es una excelente manera de reunir a su familia aun cuando está creciendo y cambiando. Eso's una oportunidad para celebrar a tu familia's historia, logros recientes, y nuevas adiciones. Ya sea que se trate de un picnic en el parque, una barbacoa junto a la playa, una reunión en un parque estatal o una reunión con alguien'En el hogar, una reunión bien planificada atraerá incluso a los miembros de la familia más distantes para una tarde de diversión bajo el sol.
Si tu'planeando una reunión familiar para unas 100 personas, usted'Quiero comenzar su planificación con aproximadamente seis meses de anticipación para que pueda aumentar el interés y alistar a algunos oficiales para que lo ayuden a lograrlo. aquí's una lista de verificación para ayudarlo a usted y a su familia a comenzar!
6 meses antes
Antes de que cualquier planificación pueda comenzar en serio, debe determinar quién quiere asistir a una reunión. Envíe una encuesta familiar por correo electrónico para medir el interés, tener una idea de la cantidad de personas que asistirán y averiguar qué fechas y lugares funcionarán mejor. También debe preguntar sobre el presupuesto para saber cuánto dinero está dispuesta a gastar la gente en el evento. Trate de dar rangos de costo por persona para que'Es fácil de entender para la gente. Use una herramienta en línea como Survey Hero para diseñar una encuesta simple de forma gratuita y compartir el enlace con los miembros de la familia. La configuración de la encuesta en línea le ayudará a organizar las respuestas a medida que vayan llegando..
Ahora'También es el momento de decidir si la reunión se realizará en un miembro de la familia.'s casa o un lugar diferente. Las reuniones que se llevan a cabo en los hogares a menudo son organizadas por la familia matriarca o patriarca, especialmente cuando la abuela'La casa s ha desempeñado un papel importante en la historia familiar. Las bulliciosas fiestas navideñas, las asadas informales del Día del Trabajo e incluso las fiestas de graduación pueden ser ocasiones maravillosas para reunir a parientes lejanos y miembros de la familia perdidos bajo un mismo techo. Si su espacio es algo limitado, puede considerar hacer una reunión familiar "de puertas abiertas", donde la gente pueda ir y venir durante el día. Si usted'Re hospedando la reunión, o la abuela es, asegúrese de tener ayuda. Recluta algunas tías confiables para cocinar y algunas primas entusiastas para organizar actividades. O, si su presupuesto lo permite, contrate un servicio de catering para complementar sus comidas caseras y para que la bebida fluya.
Tener una reunión familiar en un lugar que no sea un miembro de la familia's casa significa que ninguna familia es responsable de todos los arreglos. Las tareas se pueden distribuir entre grupos familiares extensos, aliviando parte de la carga de planificación. También puede permitirle acomodar a más personas que cualquier otra persona.'s casa puede. Y, para los miembros de la familia que viajan, una ubicación con otras actividades recreativas puede permitirles convertir la reunión en unas vacaciones familiares completas, aprovechando al máximo los dólares de viaje que se gastan.
5 meses antes
Pida ayuda y reúna a su comité de planificación de la reunión. Tú'Necesitaré encontrar familiares confiables y entusiastas que puedan hacerse cargo de:
- Encontrar una ubicación para el evento.. Si tu'No estoy teniendo la reunión con un miembro de la familia's casa tu'Necesitaré comenzar a buscar una ubicación. Su ayudante tendrá que investigar lugares que atiendan a una variedad de intereses, niveles de edad, habilidades físicas y recursos financieros. Los parques familiares oceánicos o lacustres son ideales; Hay cosas que hacer tanto en el agua como en la tierra. Actividades para mantener ocupados a los niños y oportunidades de descanso en la playa para adultos. Muchas áreas de vacaciones y parques estatales tienen un "administrador de destinos" que puede ayudarlo con los detalles de su reunión. Echa un vistazo a nuestras recomendaciones para 10 Grandes lugares para una reunión familiar para generar algunas ideas..
- Descubriendo comida para el evento.. Si está planeando una comida, alguien tendrá que determinar el menú, asignando platos y otros alimentos a cada familia. También es posible que tengan que organizar instalaciones adicionales para cocinar y / o asar a la parrilla en el lugar. O si tu'Si no está planeando manejar toda la comida, su ayudante tendrá que encontrar un proveedor..
- Decoraciones, invitaciones y carteles.. Poner a una persona a cargo de los materiales impresos ayudará a garantizar un tema coherente para el evento.
- Actividades y entretenimiento. Un pariente atlético puede hacerse cargo de la red de voleibol, planear juegos para niños y asegurarse de que la música esté cubierta. El croquet, el bádminton y el voleibol son excelentes actividades grupales para el exterior. O pídale a un primo que cree una sala de juegos para niños y haga planes para abastecerse de juegos de mesa y otras actividades para mantener a los niños ocupados..
- Historia familiar. Reunir un árbol familiar es una excelente manera de incorporar su herencia en el evento. También puede considerar la creación de un pequeño periódico familiar para resaltar eventos familiares recientes, hechos especiales e historia..
- Fotografía y / o video.. Tú'Quiero grabar este evento para la posteridad. Considere crear una galería de fotos en línea donde todos puedan compartir sus fotos después del evento o crear una cuenta con un servicio de libros de fotos en línea donde pueda crear recuerdos de fotos para los asistentes..
- Limpiar. Solicitar varias personas para esta tarea masiva!
Considere administrar a sus voluntarios con una herramienta como el registro Genius, que le permite solicitar voluntarios y enviar mensajes grupales y recordatorios de tareas sin saturar su bandeja de entrada.
También debe tener conversaciones con su equipo de planificación sobre el presupuesto. Basado en los comentarios que recibió de su encuesta inicial, determine su presupuesto de trabajo para que pueda mantener los costos bajo control.
4 meses antes
¡Ojalá tu comité haya estado haciendo su tarea! Cuatro meses antes de su reunión familiar, planifique completar las siguientes tareas:
- Finalizar la fecha y ubicación.. Averigüe qué servicios estarán disponibles: agua potable, piscina, asadores, vestuarios, espacio interior (en caso de lluvia), mesas de picnic, etc..
- Discutir temas y posibles horarios..
3 meses antes
Con los principales detalles de su evento en su lugar,'s tiempo para correr la voz oficialmente y comenzar a bloquear los detalles del día.
- Enviar invitaciones. Puede utilizar un servicio en línea como Evite para obtener invitaciones o enviarlas por correo electrónico o correo tradicional. En cualquier caso, debes incluir lo siguiente:
- Crea una lista de todas las comidas que'estaré comiendo o la comida que tú'necesito.
- Asigne un alimento a cada pariente. Asegúrate de aprovechar sus especialidades de cocina, como la tía May.'ensalada de papa s, o la prima Lynn'pastel de arándanos.
- Un buffet informal es probablemente el mejor enfoque para una reunión en casa, simplemente porque permite que las personas coman en turnos. Esto también es ideal si los asientos son limitados.
- Si planea contratar un servicio de catering, ahora es el momento de asegurarlos. Algunos proveedores de comida simplemente administrarán la cocina, se asegurarán de que el buffet se reponga y mantendrán la bebida fluyendo para que pueda disfrutar de la fiesta..
- Póngase en contacto con los restaurantes para ver si'Llévate grupos grandes y haz reservaciones si es necesario.
2 meses antes
¡Las cosas están empezando a juntarse y la diversión está cerca! Mantente al tanto de estas tareas organizativas y estarás en buena forma..
- Seguimiento de los detalles de los asistentes. Comience una lista de aquellos que han confirmado su asistencia, donde'me quedaré, y cuando ellos'Estaré llegando. Si utilizó un sistema en línea como Evite para enviar sus invitaciones, rastreará las confirmaciones de asistencia. Pero mantenga una hoja de Google o un documento de Excel con toda la otra información a medida que vayan llegando las respuestas..
- Reserva de alquiler de equipos. tales como un podio, micrófono, mesas o sillas.
- Confirmar reservas de restaurantes y proporcione su último estimado de invitado.
- Hacer compras finales.
1 mes antes
Con 30 días antes de la reunión, las primeras tareas en su lista de tareas mensuales son simplemente confirmar los detalles de los planes que ya tiene implementados.
- Confirme con familiares que traigan alimentos u otros suministros..
- Confirmar lugares de encuentro.
- Confirmar actividades.
- Confirmar alojamiento para dormir.
2 semanas antes
Ahora's el momento de registrarse con voluntarios a los que se les han asignado tareas específicas para confirmar los horarios y el recuento final de invitados.
- Las comidas
- Confirme los detalles con su fotógrafo / videógrafo
- Confirme los detalles con cualquier otro proveedor de servicios, como líderes de actividades o guías turísticos
- Compra decoraciones y suministros de última hora..
- Crea carteles y pancartas..
- Confirmar voluntarios
- Haga arreglos para donar alimentos sobrantes a un refugio local o despensa de alimentos
2 dias antes
- Revisar las minucias de reunion con comites.
- Recoger cualquier equipo de alquiler., como sillas, mesas, etc.
- Preparar pagos finales y consejos. Para cualquier profesional y para ayudarte.'He contratado, como el servicio de catering y camareros. Póngalos en sobres separados para que pueda distribuirlos rápidamente según sea necesario durante el evento. Tenga en cuenta que puede enviar sugerencias adicionales más adelante si su rendimiento fue excepcional. De lo contrario, una propina de 10 a 15 por ciento es habitual si's no incluidos en su cargo.
El día antes
- Configura y decora.
- Duerme un poco!
Post Reunion
Después del evento, usted'Tendré algunos detalles más para cuidar. Dentro de 2 semanas del evento, usted'Necesitaré:
- Escribir notas de agradecimiento a asistentes especiales, familiares que donaron tiempo y dinero, y cualquier otra persona que haya ayudado a que su evento sea un éxito.
- Subir fotos a un servicio de fotos en línea. Si usted mismo tomó fotos, suba sus imágenes a un sitio como Shutterfly o Snapfish. En un par de semanas, puedes compartir el enlace con los asistentes y también pedirles que agreguen sus fotos al álbum que'He creado para que otros miembros de la familia puedan comprar copias de sus fotos. Alojar todas las fotos en un solo lugar también le permitiría crear un libro de fotos que otros pueden ordenar, así como un recuerdo del evento..
Dentro de las 4 semanas del evento, cuida lo siguiente:
- Seguimiento con videógrafo y fotógrafo. Para saber cuándo estarán listos los materiales para su distribución..
- Enviar un correo electrónico o correo masivo. a todos los que asistieron, resumiendo las festividades, agradeciéndoles por asistir y diciéndoles dónde pueden comprar fotos, videos o cualquier otro artículo de seguimiento de su evento.
