Línea de tiempo de la reunión

No importa el tamaño de su reunión, nuestra línea de tiempo de muestra lo guiará en la planificación de un evento ininterrumpido.

Actualizado: 17 de febrero de 2017 Guardar Pin FB Nunca es demasiado temprano para empezar a planificar..

Las reuniones familiares vienen en todas las formas y tamaños. Una cosa que comparten es que todos requieren una planificación anticipada. De hecho, algunas familias necesitan planear con uno o dos años de anticipación, dependiendo del tamaño del clan y las distancias que las personas deben viajar. Cuanto más organizado esté, más suavemente funcionarán las cosas. Una regla de oro: después de elegir una fecha, solicite que se reserve el sitio. Después de eso, todos los demás elementos deben caer en su lugar..

¿Pensando en planear una reunión? Consulte nuestra línea de tiempo sugerida y adáptela a sus necesidades individuales.

2 años a 18 meses por delante *

• Obtener el consenso familiar para seguir adelante con los planes de reunión.
• Forme un comité para elaborar una lista de posibles fechas y lugares.
• Explorar posibles sitios.
• Prepare una lista de correo / teléfono / correo electrónico.

* Nota: Este tiempo generalmente se requiere para reuniones más grandes o para aquellos en los que los miembros de la familia están dispersos por todo el mundo. Para reuniones más pequeñas, como barbacoas en el patio trasero, puede condensar la línea de tiempo y comenzar a planificar con aproximadamente 6 meses de antelación.

18 a 12 meses por delante

• Envíe un correo inicial anunciando la reunión y un lugar y hora tentativos. Pida a los miembros de la familia que respondan si es posible que vengan, para que pueda obtener una estimación aproximada de los asistentes.
• Determinar el presupuesto. Llegue a una suma cómoda para la gran mayoría de los miembros de la familia.
• Pon una fecha.

12 a 9 meses por delante

• Si reserva un hotel, resort o instalación similar, reserve ubicación o bloque de habitaciones.
• Organizar comités de entretenimiento / eventos, banquetes, comida, cuidado de niños, juegos, etc..

9 a 6 meses por delante

• Si está planificando una reunión en un parque, reserve espacio y refugio (si es necesario).
• Planifique el calendario de reuniones y las actividades diarias (programas, oradores, ceremonia de premios, visitas, etc.).

Envíe un segundo correo en el que se anuncie la hora (finalizada) y el lugar de la reunión, el alojamiento, los tipos de actividades, el presupuesto, los formularios de inscripción (si es necesario) y una convocatoria de voluntarios..

Hacer banquetes u otros arreglos de catering para grandes eventos..

Póngase en contacto con un fotógrafo (o delegue a un miembro de la familia como fotógrafo oficial).

5 meses por delante

• Este es un buen tiempo "intermedio" para relajarse. Recibir un masaje.
• Apague los incendios cuando sea necesario (por ejemplo, la tía Joy fue accidentalmente omitida de la lista de invitaciones. ¡Envíe la invitación rápidamente!).

4 meses por delante

• Diseñe y ordene camisetas familiares, sombreros u otros recuerdos..

Ideas para fiestas

• Confirmar reservas, entretenimiento, fotógrafo, catering, etc..
• Seleccione decoraciones, particularmente aquellas que requieren impresión profesional (como pancartas).

Calcule las necesidades de alquiler o préstamo (por ejemplo, sillas, mesas, refrigeradores, etc.). reserva.

Reserve una carpa para actividades al aire libre (si es necesario).

2 meses por delante

• Enviar postal / recordatorio de seguimiento.
• Elaborar lista de asistentes; hacer llamadas de seguimiento.
• Reclute voluntarios para instalar, limpiar, etc. (para cualquier evento que los requiera).
• Preparar programas y horarios..

1 mes por delante

Compre (o asigne un voluntario para comprar) artículos no perecederos (por ejemplo, etiquetas de nombres, boletos de rifa, artículos para manualidades, decoraciones, etc.). Para picnics y barbacoas, asegúrese de incluir artículos de papel, bolsas de basura, etc..

Para picnics y barbacoas, decida el menú. Repartir las asignaciones de comida.

2 semanas por delante

• Haga una lista de verificación. Incluir lista de voluntarios y sus tareas.
• Consulte con voluntarios y revise los detalles finales..
• Confirmar los acuerdos de reunión con la instalación..

1 semana por delante

• Cargue cámaras y videocámaras con película / cinta / baterías.
• Montar paquetes de bienvenida, etiquetas de nombre, etc..
• Los "chefs" familiares deben comprar ingredientes y comenzar a cocinar..

Recoger o hacer que los "prestamistas" (sillas, refrigeradores, etc.) sean entregados. Haga arreglos para que la tienda se establezca.

Días de reunión (s)

• Comprueba tu lista de verificación. Organizar voluntarios.
• Diviertete!

Seguir

• Dése una palmada en la espalda, relájese y disfrute de las sobras..
• Contabilidad completa; ajustar cuentas.
• Llama o escribe voluntarios para agradecerles por sus esfuerzos..
• Envíe notas de agradecimiento al gerente de la ubicación, al proveedor, al personal del hotel y a otros si usted'Contento con los servicios prestados..
• Envíe correos de seguimiento / boletines a toda la familia, incluidos aquellos que no pudieron asistir, describiendo los eventos del fin de semana..

• Reflexiona y evalúa para la próxima reunión: ¿Qué funcionó? Lo que no't?
• Comience a planificar su próxima reunión.