Elija fecha, duración y ubicación

Con un poco de paciencia y trabajo en equipo, puede seleccionar un lugar de reunión y una fecha que funcione para casi todos. Así es cómo.

Actualizado: 17 de febrero de 2017 Guardar Pin FB Conseguir un consenso grupal sobre una fecha y un lugar no tiene por qué ser difícil.

Qué'¿La decisión más importante a la hora de planificar una reunión familiar? "Establezca una fecha para que los miembros de la familia puedan ponerla en sus calendarios antes de planificar vacaciones", dice Tom Ninkovich, autor de Manual de Reuniones Familiares (Reunion Research, 1998). Y, recuerde, el aspecto clave de elegir una fecha de reunión es apegarse a su decisión final. Cambiar la fecha solo causará estragos para otros. Cosas a considerar al elegir una fecha: Planificar con antelación. La mayoría de las reuniones deben planearse con uno o dos años de anticipación. La planificación anticipada le permite reservar el lugar de reunión ideal. Planear con anticipación también les permite a los asistentes reservar un tiempo de vacaciones y ahorrar dinero que podrían necesitar para asistir. Obtener un consenso. Don't simplemente elige la fecha que's adecuado para usted. Encuesta a los miembros de la familia para evitar conflictos de tiempo. Si hay miembros de la familia que deben asistir (por ejemplo, abuelos), consulte con ellos primero. Luego elige una fecha que's mejor para la mayoría de la gente. Hay muchas maneras de elegir una fecha. Podría ofrecer 3-4 opciones diferentes y hacer que los miembros de la familia envíen sus votos en un plazo determinado. Es posible que desee ofrecer una explicación de por qué ciertas fechas pueden ser mejores que otras. Por ejemplo, su correo inicial podría decir: "El tío Bert celebrará su 80 cumpleaños el 10 de junio.'¿Sería bueno rendir homenaje a nuestro tío favorito al organizar una reunión familiar ese fin de semana? "Luego, ofrezca otras dos o tres fechas posibles como respaldo. Hágales saber a los miembros de la familia que las reglas de la mayoría. Desafortunadamente, alguien siempre tendrá un conflicto. Uno La manera de resolver este problema es establecer fechas potenciales para las próximas dos reuniones. De esa manera, las personas que puedan't asistir esta vez espero que llegue a la siguiente.

Ideas para fechas

Seleccione una fecha. Aqui hay algunas sugerencias:

• Hito familiar o día especial: Estos tipos de fechas pueden incluir un aniversario de plata o de oro, un abuelo's o mayor's cumpleaños, una boda o graduación, un antepasado's cumpleaños o fecha de inmigración, una fiesta de jubilación, un nacimiento o un día festivo étnico o religioso.
• Época del año / temporada: "La mayoría de las reuniones familiares se llevan a cabo entre junio y septiembre porque el clima es mejor, los viajes son más fáciles, la escuela está fuera y el verano es el momento tradicional de las vacaciones", dice Ninkovich. Sin embargo, algunas familias prefieren aprovechar los paquetes de valor "fuera de temporada", que incluyen abril-mayo, octubre-noviembre y diciembre-febrero (excepto en resorts de playa tropical y áreas de esquí). Las tarifas de alojamiento y las tarifas aéreas tienden a ser más bajas en estos momentos. Las desventajas son que las condiciones de viaje pueden ser duras (piense en la nieve) y los niños tienden a estar en la escuela.
• Vacaciones: En algunas ciudades, los días festivos legales como el Día de los Caídos, el 4 de julio y el Día del Trabajo se consideran "fuera de temporada" porque los viajeros de negocios habituales están de vacaciones. Los fines de semana largos en días festivos suelen ser perfectos para reuniones en ciudades como Chicago, Nueva York y Washington, DC Tengan en cuenta que el Día de Acción de Gracias o los días festivos de fin de año funcionan bien para reuniones pequeñas cerca de casa. Pero estas fiestas suelen no'Funciona bien para familias grandes o geográficamente distantes, ya que la mayoría de las personas tienden a estar más enfocadas en sus propias familias nucleares en esta época del año.

Una fecha específica de reunión, fin de semana o mes: "Muchas familias fijan una fecha de reunión particular con la que pueden contar de un año a otro, como el 'segundo sábado de agosto,'"dice Ninkovich." La reunión puede no celebrarse todos los años, pero cuando se lleva a cabo, todos saben cuándo será ".

Decidir sobre la longitud de la reunión

Las reuniones pueden durar desde una tarde hasta tres o más días. "Una regla general es que cuanto más lejos deben viajar las personas, más debe durar la reunión", dice Ninkovich. Pocas personas volarán a través del país para el té de la tarde. Pequeñas reuniones promedio de un día. Reuniones más grandes duran alrededor de dos o tres días. Usted don'No quiero que duren demasiado tiempo, aconseja Ninkovich. "Tu próxima reunión se beneficiará si los dejas con ganas de más".

Después de decidir cuándo tendrá lugar la reunión, la próxima gran decisión es: ¿Dónde? Las posibilidades pueden parecer interminables. Los ejemplos incluyen parques de diversiones, un campamento, iglesia, residencias universitarias, condominios, centros de conferencias, cruceros, sitios históricos, hogar (s), hoteles, casas flotantes, moteles, reservas naturales, un parque, un rancho o granja, complejos turísticos y los zoos En general, su elección depende del tamaño de la reunión, la época del año, la accesibilidad y el tipo de reunión que usted elija.'Me gustaría tener (por ejemplo, un pequeño picnic, un crucero, un viaje de campamento rústico, etc.) Tenga en cuenta que ningún sitio será perfecto. "Si es agradable y económico, está ubicado en un lugar remoto. ¿A buen precio y conveniente? La estética tiene mucho que desear", dice Jennifer Crichton, autora de Reunión familiar (Workman Publishing, 1998). "Las reuniones tienen que ver con la vida familiar, y la vida familiar se trata más de compensaciones que de perfección". Sin embargo, es posible encontrar un sitio que satisfaga la mayoría de sus necesidades. Las siguientes son cosas a considerar para cuatro tipos básicos de reuniones.

Las preguntas a hacer incluyen:

• ¿Tiene suficiente espacio para que todos puedan sentarse y comer cómodamente, con suficiente espacio para que los niños corran??
• ¿Cuántas mesas y sillas caben en el patio??
• ¿Hay suficiente espacio interior en caso de mal tiempo??
• ¿Hay sitio para una tienda??
• ¿Puede su casa, calle o vecinos acomodar estacionamiento??
• ¿Está dispuesto a "dejar ir las cosas" para albergar a una gran multitud en su hogar? Los niños pequeños pueden estar corriendo por su casa (así que guarde los objetos que puedan romperse). Su césped puede ser golpeado. Podría estar recolectando vasos de papel, platos y servilletas de todas las grietas de su propiedad mucho después de que sus invitados se hayan ido. Pregúntese, 'Puedo manejar el desastre?'

Si la respuesta a muchas de estas preguntas es "no", es posible que desee ver los parques públicos como otra opción (consulte Reunión de la ciudad natal en la página siguiente).

Este tipo de evento es más probable que se lleve a cabo en la familia'Ciudad natal original. Las preguntas que debe hacerse incluyen:

• Si tu casa no esta't lo suficientemente grande como para albergar a una multitud, ¿hay parques públicos cercanos o reservas naturales que puedan acomodar a tu clan??
• ¿Tiene el parque un refugio o pabellón para protegerse del sol o la lluvia??
• ¿Necesitas reservar con antelación? Si es así cuando?
• ¿Necesita obtener un permiso? Si es así, averigüe los detalles, por ejemplo, cómo y cuándo presentar la solicitud y cuánto le costará.
• ¿Se puede acceder al sitio en coche o autobús? Hay estacionamiento?
• ¿Es accesible para sillas de ruedas (si es necesario)??
• ¿Qué tan cerca están los baños? (Es posible que necesite alquilar un baño portátil.)
• ¿Hay agua para beber y / o lavar en el sitio??
• Qué instalaciones están disponibles para sus invitados (por ejemplo, béisbol, tenis, un área de juegos, playa o lago, paseos en bote, etc.)?
• ¿Se permiten parrillas??
• ¿Existe alguna ordenanza sobre bebidas alcohólicas??
• ¿Cuántas mesas / bancos de picnic hay disponibles? ¿Hay un área sombreada para las mantas de picnic??
• ¿Hay electricidad disponible o necesita traer un generador (para cosas como un micrófono, instrumentos musicales, etc.)?
• ¿El parque proporciona patrulla de seguridad??

Las reuniones más largas que duran de 3 a 4 días por lo general requieren alojamientos más grandes, como hoteles, moteles, complejos turísticos, dormitorios o centros de conferencias. Una vez tú'Si ha identificado la ubicación geográfica de su reunión, es posible que desee ponerse en contacto con la oficina de turismo local, las Cámaras de Comercio y las Oficinas de Convenciones y Visitantes. Estos profesionales pueden ayudarlo a encontrar alojamiento, restaurantes, tours, catering, fotógrafos, etc. Las preguntas relacionadas con el alojamiento deben incluir:

• ¿A qué distancia está el sitio de los aeropuertos locales y las estaciones de tren? ¿Se proporciona transporte? ¿Hay acceso al transporte público??
• ¿La instalación tiene tarifas de grupo??
• ¿Se aplican descuentos (por ejemplo, para tarifas "fuera de temporada")?
• ¿Hay algún "regalo gratis" (por ejemplo, una habitación gratis para un cierto número de habitaciones pagadas; los niños gratis)??
• ¿Se requiere un depósito? ¿Cuando es debido? ¿Cuál es la política de reembolso / cancelación??
• ¿Hay salas de reuniones y / o banquetes en el lugar o cerca??
• ¿Qué restaurantes están disponibles tanto en el sitio como en la zona??
• ¿Hay piscina (interior o exterior)??
• ¿Qué otras instalaciones están disponibles para los huéspedes (por ejemplo, spa, gimnasio, tenis, cafetería, salón de belleza, etc.)? Cuales son los cargos?
• ¿Puede la instalación proporcionarle nombres e información de contacto de otros organizadores de reuniones que han utilizado el sitio recientemente??
• ¿Puede un miembro de la familia que vive en el área hacer una inspección en el lugar??
• ¿Hay mesas, sillas, tableros de anuncios y otros equipos disponibles para registro / presentaciones? Hay un cargo?

¿Cuál es la política de fumar? ¿Hay habitaciones para no fumadores disponibles??

¿Hay acceso para sillas de ruedas (si es necesario)?

¿Hay estacionamiento disponible? ¿Es gratis? ¿Hay un lote público cerca??

Siempre solicite al centro que le envíe un contrato con todos los detalles que discutió. Revisalo cuidadosamente.

Una fuente útil es Manual de la reunión familiar por Tom Ninkovich (Reunion Research, 1998).

Acampando

Para las reuniones que duran una semana completa, algunas familias prefieren acampar en carpas, caravanas o remolques. Echa un vistazo a lo siguiente:

• ¿En qué temporadas están abiertos los campings??
• ¿Cuáles son los honorarios? ¿Con cuánta anticipación necesitas reservar??
• ¿A qué distancia está el sitio de la playa, la ciudad, el área histórica, las montañas / senderos para caminatas, las compras, el parque estatal o nacional, el parque temático y / o la zona turística más cercanos??
• Qué alojamientos están disponibles (por ejemplo, tiendas de campaña, remolques / caravanas, casas de campo o literas)?
• ¿Hay conexiones para agua y electricidad disponibles??
• Qué instalaciones se proporcionan (por ejemplo, parrillas para barbacoas, fogatas, lugares cubiertos / refugio, comida, hielo, letrinas / baños, duchas con agua fría / caliente, mesas y bancos, recolección de basura, lavandería)?
• ¿Qué actividades se encuentran cerca (por ejemplo, paseos en bote, mochileros, deportes, senderismo, natación, pesca, etc.)??

Alquiler de condominios, una casa o dormitorios

Otra opción es alquilar condominios, una casa o dormitorios. Para los dormitorios, a veces disponibles durante los meses de verano, comuníquese con los departamentos de vivienda de las universidades en su área de reunión. Para obtener información sobre alquileres de condominios, consulte con las Cámaras de Comercio, la oficina de turismo o la Oficina de Convenciones y Visitantes locales. También puede buscar en las Páginas Amarillas, en papel o en línea, agentes de bienes raíces locales, que a menudo publican folletos con información de alquileres de condominios o casas..

Yahoo

Superpáginas de Verizon

Al organizar reservas, asegúrese de preguntar:

• Durante qué temporadas hay habitaciones disponibles.?
• ¿A qué distancia están los alojamientos de las áreas de recreación más cercanas (por ejemplo, playa, ciudad, área histórica, montañas / senderos para caminatas, compras, parque estatal o nacional, parque temático y / o área turística)??
• Qué instalaciones están disponibles en las habitaciones (por ejemplo, baños / duchas en habitaciones o salas, refrigeradores, hornos, microondas, hielo, etc.)?
• ¿Las habitaciones tienen aire acondicionado??
• Se proporcionan ropa de cama y toallas?
• Dónde está la lavandería más cercana?
• ¿Hay una sala común para reuniones, comidas, fiestas, etc.? ¿Hay algún cargo extra? ¿Hay que reservar la habitación con antelación??

¿Todavía atascado? Consulte las siguientes fuentes: Publicaciones:

• Reunión familiar por Jennifer Crichton (Workman, 1998)
• Manual de Reuniones Familiares por Tom Ninkovich (Reunion Research, 1998)
• Planificador de reuniones familiares por Donna Beasley (Macmillan, 1997)
• El libro de consulta de la reunión familiar por Edith Wagner (Lowell House, 1999)
• Reuniones Revista libro de ejercicios y catálogo (2001); 414-263-4567

Oficinas de convenciones y visitantes. (CVBs): Organizaciones sin fines de lucro que representan ciudades o regiones para todo tipo de reuniones. La mayoría de los CVB ofrecen sus servicios de forma gratuita y pueden ayudar a obtener costos de alojamiento, inspecciones del sitio y otros servicios según sus necesidades. Echa un vistazo a los CVB locales buscando en las páginas amarillas en línea.

Asociación Internacional de Agencias de Convenciones y Visitantes

Superpáginas de Verizon

Yahoo (Páginas Amarillas)

Guías telefónicas: Disponible para cualquier parte del país - 800-848-8000 - o en CD-ROM en su biblioteca local.

Las cámaras de Comercio: Buenas fuentes de alojamiento, inspecciones del sitio, mapas, folletos informativos, viajes a sitios, etc..