La reunión familiar de Uber Una lista de verificación de planificación
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Una guía mensual para ayudar a su familia a crear una gran reunión familiar.
Actualizado: 17 de febrero de 2017 Guardar Pin FB Las grandes reuniones familiares son ocasiones maravillosas diseñadas para celebrar a su familia.'s patrimonio y tradiciones de larga duración, y su familia's futuro Estos tipos de reuniones generalmente abarcan varias generaciones, e incluyen a los primos cuartos y quintos, tal vez incluso más.
Si tu're planeando una gran reunión familiar,'s es una buena idea comenzar a medir el interés y recopilar información de contacto con más de un año de anticipación. Aún más importante: reúna un equipo de parientes que lo ayudarán a coordinar este gran evento y todas las cosas que lo acompañan. aquí's una lista de verificación para ayudarlo a usted y a su familia a comenzar!
12-18 meses antes
Crear una lista de correo. Comience una base de datos de direcciones de correo, números de teléfono y direcciones de correo electrónico que puede agregar y actualizar para que pueda correr la voz. Considere comenzar un "grupo" en línea en Yahoo o en Hotmail para que pueda mantenerse en contacto fácilmente.
Determinar el interés de los miembros de la familia.. Envíe una encuesta familiar (por correo electrónico o por correo postal) para medir el interés en una reunión, tener una idea de la cantidad de personas que pueden asistir, determinar fechas, lugares y averiguar cuál sería su idea de la reunión perfecta..
11-12 meses antes
Formar comites de reunion.
- Coordinador del sitio para configurar alojamientos.
- Tesorero para realizar un seguimiento de los gastos y organizar actividades de recaudación de fondos
- Planificador culinario para organizar los menús, programar las comidas, contactar a los proveedores y evaluar los restaurantes locales
Crear un sistema de presupuesto y contabilidad..
Comenzar la recaudación de fondos. Las reuniones familiares grandes pueden ser costosas para los organizadores, incluso cuando cada asistente paga su propio camino. Aquí hay algunas ideas para ayudarlo a sufragar sus gastos, o para financiar la asistencia de familiares lejanos o personas con necesidades especiales..
- Organice una rifa, subasta o venta de garaje solo para familias en la que los artículos en venta incluyan a la abuela'Edredones s, muebles de segunda mano, niños.' Arte, o recuerdos. Coordinar la venta en internet..
- Realiza un documental familiar utilizando software de creación de películas. Presentarlo en la reunión y vender copias..
- Pedir donaciones de la familia. Configure un sitio web de reunión en el que se puedan hacer donaciones a través de una cuenta de PayPal, un servicio en línea seguro que le permite enviar y recibir dinero con una cuenta corriente o tarjeta de crédito utilizando solo una dirección de correo electrónico..
Ubicaciones de investigación e instalaciones.
- Haga que su director de eventos investigue lugares que atiendan a una variedad de intereses, niveles de edad, habilidades físicas y recursos financieros.
- La barbacoa del patio trasero puede ser el lugar clásico, pero considere oportunidades para hacer memoria como un crucero o un rancho. Los resorts familiares oceánicos o junto al lago son ideales; Hay cosas que hacer tanto en el agua como en la tierra: actividades para mantener ocupados a los niños y oportunidades de descanso en la playa para adultos..
- Muchas áreas de vacaciones tienen un "administrador de destinos" que puede ayudarlo con los detalles de su reunión. Además, los hoteles y resorts a menudo designan a un miembro de su personal de ventas como especialista en reuniones.
10 meses antes
Finalizar la fecha y ubicación.. Averigüe qué servicios estarán disponibles: agua potable, piscina, asadores, vestuarios, espacio interior (en caso de lluvia), mesas de picnic, etc..
Plan de alojamiento.
- Cree una lista de alojamientos locales y vea si puede organizar un descuento en un bloque de habitaciones.
- Póngase en contacto con miembros de la familia local para ver si'Estar dispuesto a alojar a familiares en su casa. Compilar voluntarios' nombres y números de teléfono en una lista.
Vamos con un calendario tentativo de reunión, Tema, y costo aproximado por persona..
Enviar correo electrónico con fecha de vencimiento o correo.
- Incluya un programa tentativo de reunión, tema, costo aproximado por persona y opciones de alojamiento.
8 a 9 meses antes
Contactar voluntarios y repartir tareas según sea apropiado.
Contratar a un fotógrafo.
Contrata un camarógrafo.
Alquiler de entretenimiento -- disc jockey, banda u otro entretenimiento, si corresponde.
Reservar alojamiento.
8 meses antes
Programar eventos y actividades..
- Asegure profesionales o ubicaciones para sus actividades. Por ejemplo, haga reservaciones de rafting, reserve un campo de softball, contrate guías turísticos o instructores de yoga..
- Comience a comprar artículos que'Necesitaré para cualquier actividad de elaboración..
Programar y planificar las comidas.. Si usted'haciendo un picnic informal, un viaje de campamento prolongado o un fin de semana en Las Vegas,'Quiero planificar un menú y / o encontrar restaurantes razonables que puedan acomodar grupos grandes.
- Crea una lista de todas las comidas que'estaré comiendo o la comida que tú'necesito.
- Asignar un alimento a cada pariente.
- Póngase en contacto con los restaurantes para ver si'Llévate grupos grandes y haz reservaciones si es posible.
Finalizar planes para favores de reunión., Video, folleto de historia familiar, o camisetas. Los familiares querrán algo para recordar esta gran ocasión..
- Pida a un miembro artístico de la familia que diseñe una camiseta, gorra, sudadera u otra prenda de vestir personalizada..
- Recopile recursos para su historia familiar o video.
6 meses antes
Enviar invitaciones.
- Incluya horarios, ubicaciones, mapas, indicaciones de manejo, opciones de alojamiento, costos y un calendario de eventos finalizados.
5 meses antes
Iniciar una lista de aquellos que han confirmado su asistencia, a donde'me quedaré, y cuando ellos'estaré llegando.
Reserva de alquiler de equipos. tales como un podio, micrófono, mesas o sillas.
Empieza a compilar y escribir El folleto o video de su historia familiar. Tú'Necesitará terminar esto cuatro meses antes de la reunión para tener tiempo de ordenar el número de copias que necesita.
3 a 4 meses antes
Hacer compras finales.
- Suministros de artesanía
- Decoraciones
- Favores, camisetas personalizadas, cámaras desechables u otros artículos que planea entregar en la reunión
- Otro _______________________________
Solicite copias de historia familiar o video.
Dos meses antes
Confirmar reservas de restaurantes y proporcione su último estimado de invitado.
Confirmar con familiares que traen comida u otros suministros.
Confirmar lugares de encuentro.
Confirmar actividades.
Confirmar alojamiento para dormir.
2 semanas antes
Contactar restaurantes con un conteo final de invitados.
Póngase en contacto con cualquier profesional que'he contratado y confirmar horarios, ubicaciones y el recuento final de invitados..
- Fotógrafo
- Camarógrafo
- Entretenimiento
- Coordinadores de actividades, instructores, guías turísticos.
Revise su lista de tareas final.
Compra decoraciones y suministros de última hora..
Crea carteles y pancartas..
Hacer arreglos para donar comida sobrante. a un refugio local o despensa de alimentos.
2 dias antes
Revisar las minucias de reunion con comites.
Preparar pagos finales y consejos. Para cualquier profesional y para ayudarte.'he contratado Póngalos en sobres separados para que pueda distribuirlos rápidamente según sea necesario durante el evento. Tenga en cuenta que puede enviar sugerencias adicionales más adelante si su rendimiento fue excepcional. De lo contrario, una propina de 10 a 15 por ciento es habitual si's no incluidos en su cargo.
El día antes
Configura y decora.
Duerme un poco!
Dentro de 2 semanas del evento, necesitarás:
Escribir notas de agradecimiento a asistentes especiales, familiares que donaron tiempo y dinero, y cualquier otra persona que haya ayudado a que su evento sea un éxito.
Enviar dinero de propina adicional y pagos finales restantes.
Desarrollar pelicula. Asegúrese de obtener CDs para poder cargar fotos en ofoto.com o shutterfly.com. De esta manera otros miembros de la familia pueden comprar copias de sus fotos..
Donar o distribuir Favores sobrantes, decoraciones, folletos de historia familiar, etc..
Dentro de las 4 semanas del evento:
Seguimiento con videógrafo y fotógrafo. Para saber cuándo estarán listos los materiales para su distribución..
Enviar un correo electrónico o correo masivo. a todos los que asistieron, resumiendo las festividades, agradeciéndoles por asistir y diciéndoles dónde pueden comprar fotos, videos o cualquier otro artículo de seguimiento de su evento.
