Reunion Organizer 101

Eres tu quien's sido el líder en hacer la reunión una realidad? Junto con el placer de reunir a los miembros de la familia, se presentan posibles problemas que inducen estrés. Don'no desesperes Nosotros'Tengo algunos buenos consejos para mantener la cabeza fría y disfrutar antes, durante y después del gran evento..

P. Estoy tratando de llegar a un presupuesto para nuestra reunión. Cualquier directriz?

UNA. Primero debe hacer una lista de todos sus gastos potenciales, según Edith Wagner, editora de Reuniones revista. Luego agregue el 10 por ciento para compensar los costos inesperados. Eso'Siempre es mejor sobreestimar que quedarse corto en el momento de la reunión. (Siempre puede devolver los ingresos adicionales o depositarlos para la próxima reunión). Es posible que desee abrir una cuenta de cheques separada para realizar un seguimiento de todos los ingresos y gastos de la reunión. Su lista inicial de gastos puede incluir: cuenta bancaria y cheques; llamadas telefónicas; franqueo; impresión; suministros de correo; depósitos para hotel, caterer, recuerdos y visitas; inscripciones para inscripciones; premios y premios; animadores suministros de picnic; alquileres (mesas, sillas, etc.); decoraciones flores; gastos diarios de comida; fotógrafo; propinas / propinas; impuestos; y correo posterior a la reunión. Cree un comité de presupuesto para ayudar a investigar todos estos gastos y asegúrese de mantener un registro de cada centavo que viene y se va.

P. ¡Ayuda! Estoy haciendo malabares con demasiados detalles por mí mismo. Algun consejo?

UNA. ¡Delegar! Comienza a reclutar voluntarios desde el principio. No solo aliviará la carga sobre usted, sino que también'También permitiré que otros miembros de la familia se sientan necesarios e involucrados. Intente relacionar a la persona adecuada con cada trabajo (por ejemplo, un contador como tesorero; un buen cocinero para planificar los menús). Los trabajos voluntarios incluyen:

• Correos
• Administración del dinero
• Coordinación del sitio
• Pedidos de camisetas u otros recuerdos
• Comprar decoraciones
• Solicitar y cotejar encuestas familiares.
• Organizando menús y haciendo asignaciones de comida.
• Planificación de juegos / actividades para adultos y niños.

Tenga en cuenta que una vez que se asignan todos los trabajos,'no está descolgado. Haga un seguimiento regular para asegurarse de que todo el trabajo se está realizando. Hacer fechas límite y reasignar algunos trabajos, si es necesario. Mantenga a la familia informada de los esfuerzos de los voluntarios en sus correos y asegúrese de expresar su agradecimiento en el gran evento.

P. Tuve una gran pelea con mi hermano hace aproximadamente un año, y no he hablado con él desde entonces. ¿Debería invitarlo a la reunión??

UNA. Muchas familias (si no la mayoría) tienen algunas relaciones problemáticas. Una reunión puede ser un buen momento para reparar los bonos rotos. (Es posible que desee tratar de arreglar las cosas antes de la reunión, o reservar un tiempo en un lugar privado para evitar hacer una posible escena). Por lo menos, intente dejar sus sentimientos en espera durante unos días. En lo que respecta a las líneas de sangre, tu hermano tiene el mismo derecho de asistir a la reunión que tú. Los familiares que no están involucrados en su disputa pueden esperar verlo. Toma el terreno elevado: invítalo y deja que él decida si asistir o no..

P. Mi tía Lillian está deshabilitada. ¿Cómo puedo asegurarme de que ella pueda asistir a nuestra próxima reunión??

UNA. Verifique con anticipación para asegurarse de que el sitio que elija tenga estacionamiento para discapacitados, acceso para sillas de ruedas (rampas, elevadores, etc.) e instalaciones de baños para discapacitados. Para eventos al aire libre, asegúrese de que el sitio tenga sombra y refugio. Cuando organice presentaciones, ofrezca a su tía un asiento de primera fila. Asignar un miembro de la familia para ayudar con las comidas y otras actividades.

P. Mi primo recientemente perdió su trabajo, y su familia está atada de fondos. ¿Cómo puedo asegurarme de que asistan a la reunión, sin que mi prima tenga que pagar??

UNA. Algunas familias crean "becas" de reunión, un fondo para subsidiar a algunos miembros de la familia que de otra manera no podrían asistir. Estos fondos se pueden recolectar agregando un recargo opcional a la tarifa de inscripción o mediante esfuerzos de recaudación de fondos (ver más abajo). Por supuesto, los destinatarios' los nombres deben ser confidenciales.

P. ¿Qué ideas de recaudación de fondos pueden ayudarnos a recaudar el dinero que necesitamos para excursiones, banquetes y otros "extras"??

UNA. Aqui hay algunas sugerencias:

1. Celebre una rifa 50/50, en la que el ganador toma la mitad de los ingresos y la reunión toma la otra mitad. También puede pedir a los dueños de negocios familiares que donen algunos premios para la rifa..

2. Vender o sortear bienes y servicios (por ejemplo, artesanías caseras, productos horneados, mermeladas y conservas, o una visita dental gratuita con la prima Mark, un masaje de la tía Marge, cuidado de niños, etc.).

3. Vender camisetas, sombreros y otros recuerdos. Para minimizar el costo, tomar pedidos antes de la reunión.

4. Subasta de una colcha familiar. Cada miembro prepara una plaza con un diseño significativo para su familia. Algunos edredones pueden recaudar cientos o incluso miles de dólares. (Nota: esta actividad puede requerir de ocho a 10 meses de planificación anticipada).

5. Cree un libro de cocina familiar, libro de memoria, libro de genealogía familiar, cinta de historia oral, etc. con anticipación y véndalo en la reunión..

P. Hemos planeado una larga presentación sobre nuestra historia familiar. ¿Cómo podemos mantener a todos los niños pequeños ocupados mientras sus padres se adentran en las raíces familiares??

UNA. Enlista a algunos preadolescentes de tu clan para cuidar a los niños más pequeños de forma rotativa (por ejemplo, períodos de media hora). Incluso puede disponer pagarles una tarifa nominal. Mantenga a los niños cerca (en una habitación contigua) y proporcione muchos juguetes, libros, bocadillos saludables, artículos para cambiar pañales, burbujas y juegos. Contrótelos de vez en cuando (sin ser visto, si es posible) y pida a las niñeras que lo llamen cada vez que'se necesita (Los teléfonos celulares son útiles en estos momentos). Para las reuniones que duran más de un día, planifique las discusiones de historia familiar para la noche, cuando los niños estén en la cama. Contrate niñeras (ya sean miembros de la familia o un servicio de cuidado de niños) para que se queden con ellos y se comuniquen con usted ante cualquier problema..

P. Queremos que nuestros adolescentes se sientan parte de la reunión. Alguna sugerencia?

UNA. Los adolescentes pueden parecer aburridos ante la perspectiva de pasar un fin de semana completo con parientes que casi no conocen, pero hay muchas oportunidades para hacer que se sientan necesitados e involucrados. Primero, bríndeles trabajos, como rellenar y sellar sobres, armar paquetes de reunión, hacer carteles y pancartas, decorar habitaciones, vender camisetas y actuar como camareros..

Elija un sitio con muchas actividades para los más pequeños (por ejemplo, tenis, natación, atracciones en parques de diversiones, ciclismo, bolos, etc.). Asegúrate de planear la reunión con una variedad de mezcladores multigeneracionales, para que jóvenes y viejos se conozcan entre sí. Los deportes, el baile, las carreras de relevos, la narración familiar, los shows de talentos y los paseos por la naturaleza son excelentes maneras de romper el hielo. Don'No espere que los adolescentes cuiden niños, especialmente durante largos períodos. (Los niños de 10 a 13 años podrían estar más dispuestos). Planee con anticipación la atención de los niños y contrate niñeras profesionales fuera de la familia si tiene que hacerlo..

Finalmente, mantener a los adolescentes involucrados en discusiones de historia familiar. Algunas familias crean juegos como Jeopardy, Trivial Pursuit o Who Wants to a Millionaire ?, basados ​​en su historia familiar. Un buen recurso es Fun and Games for Family Gatherings por Adrienne Anderson (Reunion Research, 1996). También puede hacer que los niños mayores creen un video de la reunión o tomen fotografías. Algunos maestros podrían estar dispuestos a otorgar crédito adicional a los adolescentes que entrevistan a miembros de la familia y escriban ensayos sobre su pasado.

P. ¿Cómo puedo animar a ciertos miembros de la familia que pueden sentirse como "forasteros" (por ejemplo, solteros, familiares sin hijos, viudas) a asistir??

UNA. Involúcralos en la planificación de la reunión desde el principio. Trabajar en comités puede romper el hielo y fortalecer los lazos antes de que comience la reunión. En la reunión, ayúdelos a involucrarse en actividades que les convengan (por ejemplo, talentos especiales como música o manualidades; llevar un registro de la historia familiar; entretener a niños pequeños, etc.).

P. Mi esposo dice que odia las reuniones. ¿Cómo puedo hacer esto divertido para él??

UNA. Muy a menudo, los familiares que se casan en el redil prefieren caminar sobre las brasas que pasar un fin de semana charlando con la tía Inga y el tío Jack. Aquí hay algunas maneras de salvar el día (s):

• Don't espera que venga a cada evento planeado; Déjalo pasar un tiempo solo, lejos de la refriega..
• Evite charlar sobre los viejos tiempos y contar chistes "internos" sin involucrar a su cónyuge.
• Incluya actividades de reunión que su esposo pueda disfrutar (por ejemplo, natación, golf, pesca, deportes).
• Pídale que se reúna con otros "suegros" para organizar un asado (o brindis) para la familia (por ejemplo, "Las 10 razones principales por las que nos casamos con la familia White son ...").
• Don't espera que se acuerde de todos's nombre o relacion.
• Don'Le ofrezco hacer varias tareas sin preguntarle primero..
• Y, sobre todo, hacerlo sentir amado, querido y parte de la familia..