Cómo organizar archivos
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Cuando desarrolla un sistema para gestionar la entrada de papel, es fácil mantener el control. Vea cómo organizar archivos y documentos importantes, y aprenda los buenos hábitos que le ayudarán a domar el tigre de papel, de manera permanente.
Actualizado: 17 de febrero de 2017 Guardar Pin FB Entrada central Designe un lugar para todos los documentos entrantes: correo, recibos, documentos escolares, folletos, todo. Una sola pila, incluso si's importante, vence a varios más pequeños que se multiplican alrededor de la casa.
Archivo de accion Ir a través de su bandeja de entrada diariamente para atraer elementos que necesitan atención. Ordénelos por nivel de urgencia en un "archivo de acción" de tres partes. Mantén el archivo a la vista para que'Recordaré revisarlo a menudo.
Estación de residuos Mantenga una trituradora, un contenedor de reciclaje y un bote de basura al alcance para que pueda tirar el papel no deseado tan pronto como entre en la casa, antes de que llegue a la bandeja de entrada..
Archivador Si el espacio lo permite, tenga un archivador para los papeles que no'Necesito acción, solo archivo. Si no, recoja los documentos para archivar en una caja o carpeta de fácil acceso. Transfiérelos a un almacenamiento a largo plazo, donde sea que sea, mensualmente.
Organizar papeles importantes
La organizadora Charlotte Steill de Simply Put Organizing tiene un sistema elegante para identificar, almacenar y tratar los documentos que necesitan atención, todo en solo unos minutos al día:
1. Configurar un archivo de acción Decida qué tipo de contenedor de archivos de tres partes se adapta a su estilo de organización y espacio disponible. Etiqueta las secciones "Hacer ahora", "Hacer más tarde" y "Pendiente".
Propina: El sistema que configura para sus documentos de acción (un archivo de acordeón, un clasificador de escritorio, cajones apilables, carpetas de colores) debe coincidir con su estilo de archivo. Si tu'Si eres un piloto, necesitas un recordatorio visual para lidiar con los papeles. Las bandejas de apilamiento de plástico transparente de una tienda de artículos de oficina le muestran cuándo debe actuar en cada categoría. Si tu'Si eres un archivador, te gusta todo en su lugar con el mínimo desorden visual. Una caja de archivos de escritorio equipada con tres carpetas etiquetadas mantiene los elementos de acción cerca, pero se ve limpio.
2. Ordene su bandeja de entrada Para cada elemento en su bandeja de entrada, pregúntese, ¿Cuál es la siguiente acción que debe suceder y cuándo?? La respuesta te pedirá que la archives en una de las categorías:
- "Hacer ahora" incluye todo lo que necesita para actuar en la próxima semana. Ejemplos: facturas a pagar, hojas de permiso, invitaciones a fiestas con RSVP
- "Hacer más tarde" contiene elementos con los que planea actuar en los próximos tres meses. Ejemplos: volantes de vacaciones, una oferta de refinanciamiento de su banco, un catálogo que contiene algo que planea comprar
- "Pendiente" incluye todo aquello sobre lo que está esperando una respuesta. Ejemplo: recibo de una compra por correo que no tiene'llegaste
Cualquier otra cosa en su bandeja de entrada es probablemente un archivo o documento de referencia. Los documentos de archivo, como los extractos bancarios, pertenecen al archivador. No hay oficina en casa? Oculte un archivador debajo de una consola cubierta de tela en su sala de estar o comedor. En el momento de impuestos, dar paso al próximo año.'s documentos moviendo documentos antiguos a un archivo de acordeón; luego mueva el archivo a un almacenamiento fuera de la vía.
3. Mantener su archivo de acción "Piense en esto como una cosa viva y que respira, como un pez, que necesita ser alimentada todos los días", dice Steill. aquí's cómo mantenerse al día con los documentos entrantes y con los que esperan en su archivo de acción, para que nada se pierda en las grietas:
- Cada uno o dos días: ordene los documentos de su bandeja de entrada en el archivo de acción. Además, abra su archivo Do Now y realice una acción rápida en los elementos más sensibles al tiempo.
- Una vez a la semana: visite su archivo Do Later y realice las acciones que pueda, moviendo elementos a otros archivos dentro de su sistema o a la papelera de reciclaje. Eche un vistazo a Pendiente y haga el seguimiento según sea necesario. A medida que los elementos se resuelven solos, recicle el papel o déjelo a un lado para su almacenamiento a largo plazo.
- Una vez al mes: mueva los documentos de archivo a su solución de almacenamiento a largo plazo.
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